Geldigheid inschrijving
De deelname aan de Winterrun is pas geldig na betaling van het inschrijvingsgeld.
Annulering van het evenement
Indien het evenement niet kan doorgaan wegens uitzonderlijke omstandigheden (zoals extreme weersomstandigheden of situaties waarbij de veiligheid van de deelnemers niet kan worden gegarandeerd), behoudt de organisatie zich het recht voor het evenement te annuleren of te verplaatsen. In geval van annulering kan geen restitutie van het inschrijvingsgeld worden geëist.
Covid-gerelateerde regelgeving
Indien op het moment van inschrijven geen Covid-gerelateerde maatregelen gelden en dit later door de overheid wordt opgelegd (bijvoorbeeld een verplichting tot een Covid Safe Ticket), is restitutie niet mogelijk. Alle deelnemers dienen dan te voldoen aan de opgelegde maatregelen.
Gezondheid van de deelnemer
Deelname vereist een goede gezondheid. Door deel te nemen verklaart de deelnemer dat hij/zij medisch in staat is deel te nemen aan het evenement. De organisatie adviseert deelnemers om vóór deelname een preventief sportmedisch onderzoek te laten uitvoeren. De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor medische problemen die ontstaan tijdens of na het evenement.
Verzekering lichamelijke ongevallen
De deelname aan Winterrun Vilvoorde is automatisch gedekt door een sportongevallenverzekering via Ethias.
Deze verzekering biedt dekking bij lichamelijke ongevallen die zich voordoen tijdens het evenement of op de weg van en naar het evenement.
De verzekering dekt onder meer:
de medische kosten binnen de in de polis vastgestelde grenzen;
een vaste vergoeding bij overlijden of blijvende invaliditeit;
eventuele repatriëringskosten indien nodig.
Niet gedekt zijn onder andere ongevallen die het gevolg zijn van dronkenschap, opzettelijk veroorzaakte letsels, deelname aan luchtsporten, of gebeurtenissen buiten de verzekerde activiteit.
Startnummer
Het dragen van een startnummer is verplicht. Dit startnummer moet duidelijk zichtbaar zijn op de borst of rug tijdens de deelname.
Persoonlijke eigendommen
De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen van deelnemers, zowel vóór, tijdens als na het evenement.
Verkeersveiligheid
Deelnemers accepteren de eigenheid van dit type evenement. Hoewel het parcours beveiligd is door signaalgevers, moeten deelnemers altijd rekening houden met mogelijk wandel- en autoverkeer. De algemene wegcode is van toepassing, en de instructies van de organisatie moeten strikt worden opgevolgd.
Wijzigingen door de organisatie
De organisatie behoudt zich het recht voor om het parcours, de planning of de starttijden aan te passen om redenen van veiligheid of toegankelijkheid.
Foto- en videomateriaal
Door deelname aan het evenement stemt de deelnemer in met het gebruik van foto- en videomateriaal waarop hij/zij voorkomt voor promotionele doeleinden van de organisatie. Hier kan geen vergoeding voor worden geëist.
Geen restitutie bij annulering
Het is niet mogelijk om een inschrijving te annuleren en daarbij aanspraak te maken op restitutie van het inschrijvingsgeld.
Geen credits bij annulering
De organisatie biedt geen credits of alternatieve compensatie aan bij annulering door de deelnemer, ongeacht de reden van annulering.
Wijzigen van gegevens
Deelnemers kunnen persoonlijke gegevens of opties wijzigen via hun persoonlijke account op Passion For Sports, zolang de online inschrijvingen open zijn. Na sluiting van de inschrijvingen kunnen wijzigingen niet meer worden doorgevoerd.
Annulering van het evenement door de organisatie
Indien de organisatie genoodzaakt is het evenement te annuleren vanwege overmacht (bijvoorbeeld weersomstandigheden of veiligheid), wordt geen restitutie van inschrijvingsgeld aangeboden.