Elke organisator die gebruik maak van de inschrijvingsmodule 'SQM Time' gaat akkoord met onderstaande voorwaarden en regels.

Laatste update 20 augustus 2019

1. Talen - SQM Time staat NIET in voor de vertalingen van de opties en van alle info tabs van een event en is niet verantwoordelijk voor eventuele fouten.

2. Kostprijs opties en inschrijvingsbedrag - SQM Time is NIET verantwoordelijk voor eventuele fouten van de organisator, die resulteren in het aanrekenen van een foutief inschrijvingsbedrag. (bv foute datum early bird tarief, of fout kostprijs van een T-shirt ).

3. Deelnemerslijst - De organisator is zelf verantwoordelijk voor het downloaden van de deelnemerslijst ( excel ) en deze te bezorgen aan de tijdsregistratie firma, alsook voor het toevoegen / publiceren  van de uitslagen ( link )

4. Ticketing / Contact – Alle vragen worden gecentraliseerd in een ticketing systeem als onderdeel van SQM Time. Alle vragen komen enkel bij de organisator binnen en worden standaard NIET behandeld door SQM Time. De organisator is zelf verantwoordelijk voor het beantwoorden en afhandelen hiervan in de backend van SQM Time. Technisch vragen kunnen door een druk op de knop worden doorverwezen naar uw SQM Time acount manager, die op zijn beurt dit ticket binnen de 24u afhandelt.

Indien de organisator een eigen site heeft raden we aan om toch alle contact te laten gebeuren door het ticket systeem van SQM Time. Dit kan door een kleine boodschap op de eigen site met uitleg en een knop naar de persoonlijk contactpagina van dat event op SQM Time Deze dienst is altijd gratis.

5. SMS – De organisator kan via de backend heel makkelijk SMS'en sturen  naar de deelnemers. Dit wordt meestal gedaan met daarin de vermelding van het start- en/of borstnummer. Tevens ook de ideale manier om last minute  ALLE deelnemers te bereiken met belangrijke aanpassingen/veranderingen.  Beschikbaar vanaf 2020. Het GSM nummer van deelnemers mag NIET worden doorgegeven aan anderen en mag enkel gebruikt worden 5 dagen voor en 5 dagen na een event. Elke overtreding hiertegen kan resulteren in een onmiddellijk ontbinding van het contract.

6. Mailingfunctie - De organisator kan deze gebruiken om mailings en briefings te sturen naar zijn geregistreerde gebruikers (deelnemers) via de SMPT-servers van de SQM Time. Gratis bij normaal verbruik ( aantal deelnemers x 5 per jaar ) kostprijs 0,01 euro / mail. Beschikbaar vanaf november 2019

7. Annulatie voorwaarden -  De organisator mag geheel vrijblijvend zijn eigen annulatie voorwaarden hanteren, bepalen en aanpassen. De organisator past zelf zijn voorwaarden aan in ALLE beschikbare talen EN de cijfers en periodes in de backend van SQM Time voor een correcte berekening. 

8. Affiliate programma - De organisator kan per event deze optie activeren. Bij activatie gaat de organisator akkoord dat er voor elke succesvolle doorverwijzing 5% van het inschrijvingsbedrag aan zijn maandelijkse afrekening wordt gedebiteerd. Deze optie is per event ten allen tijde te activeren of desactiveren.

9. Afbeeldingen - De organisator gebruikt volgende afbeelding formaten als event header : 612x612 en 1170x612. Op deze afbeeldingen mag GEEN tekst staan. Enkel 1 klein logo in hoek is toegestaan  ( max 200x200 pixels) 

10. Kortingscodes - De organisator is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen kortingscodes. De codes zijn enkel te gebruiken op zijn eigen races.

11. Facebook event - De organisator linkt verplicht een Facebook aan zijn event bij publicatie van het event op SQM Time

12. Eigen Algemene voorwaarden - De organisator vult verplicht zijn eigen algemene voorwaarden. Dit kunnen per event verschillende zijn of 1 algemene voor alle events.